11.30.2009

Email Zen: Limpar a sua Caixa de Entrada


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Eu uso o Gmail exclusivamente como e-mail, e  é uma parte importante do meu trabalho. Eu recebo uma quantidade razoável de e-mails durante o dia, e sou muito rápida a responder.
No entanto, uma coisa que eu adoro na minha Inbox do Gmail, é que está quase sempre vazia.
E isso dá-me uma sensação muito Zen, ter uma caixa de entrada limpa, uma sensação de paz, calma e satisfação. Eu recomendo isso a todos. Mas nem sempre foi assim - Eu custumava ter muitos e-mails na minha caixa de entrada. Centenas, eles ficavam ali, alguns por abrir, outros à espera de uma resposta ou à espera de serem arquivados, e outros apenas à espera porque eu estava a adiar o assunto. Tinha muitas pastas para arquivar os e-mails, para ser fácil encontrá-los mais tarde. Mas demorava algum tempo a organizar o arquivo, por isso era normal adiar a tarefa. Muitas pessoas que eu conheço agem da mesma maneira.

Mas o método GTD, veio mudar isso (entre outras coisas), e há quase um ano, que eu consigo ter uma caixa de entrada de e-mail organizada.

Aqui estão os meus passos simples para alcançar um Email Zen:

1) Não verificar os e-mails logo de manhã, ou tê-lo constantemente ligado. Esta é uma dica oferecida por muitos blogs, por isso nada de novo aqui. Verificar os e-mails cedo vai fazer com que fique preso a essa tarefa por algum tempo. Em vez disso, faça primeiro a tarefa mais importante do dia, ou aquela coisa que tem andado a adiar há algum tempo. De seguida, verifique e-mail. Melhor ainda, faça 2 ou 3 coisas primeiro. Além disso, se está constantemente a ver os e-mails durante todo o dia, ou se ele avisa logo que chega um e-mail, está constantemente a ser distraído, e não se consegue concentrar na tarefa que tem em mãos. Eu verifico o meu 3 ou 4 vezes ao dia, mas claro que as suas necessidades podem ser diferentes.




2) Quando verificar o seu e-mail, decida sobre cada um, um de cada vez, imediatamente.Tome uma decisão imediata sobre o que precisa de fazer, para cada e-mail.
a) É lixo (junk mail) ou um fwd? Apague-o imediatamente.
b) É um longo e-mail com informação que precisa de ler? Arquive-o numa pasta “Para ler” (ou marque-o como não lido e arquive) ou imprima para ler no caminho (enquanto espera numa fila, ou nos transporte públicos por exemplo).
c) Se o e-mail requer uma acção, coloque na sua lista de coisas para fazer mais tarde. Tome nota também para verificar o e-mail para ver informações, se for necessário. Em seguida, o arquive o e-mail. Vai poder encontrá-lo facilmente mais tarde, quando for fazer essa tarefa.
d) Se puder responder num minuto ou dois, faça-o imediatamente. Não ponha de lado. Se adiar vai acabar com uma data de e-mails atrasados para responder, que vão continuar a acumular-se. O melhor é responder rapidamente, com uma nota curta, e enviá-lo imediatamente. Dessa forma é visto como responsável e alerta.
e) Se precisa de dar seguimento ao e-mail mais tarde, ou está à espera de uma resposta, tome nota na lista de tarefas. Não basta deixá-lo na sua caixa de entrada como um lembrete.

3) Eu tenho apenas uma pasta: Arquivo. Depois de responder a um e-mail, ou terminar de lê-lo, se ele não precisa de resposta, nem é uma nota na minha lista de afazeres, eu arquivo. Tão simples como isso. Pode adicionar uma pasta “Ler” se quiser. Eu costumo imprimir os mais longos para ler mais tarde, durante o almoço ou nos transportes públicos. Outras pessoas têm pastas para coisas que têm de fazer, ou que estão em curso, mas eu acho que isso é apenas uma caixa adicional (ou balde como David Allen do GTD lhe chama) que precisa de verificar constantemente. Eu não gosto de ter de verificar as pastas extra. Tenho as minhas listas de afazeres e minha lista de espera, e isso é o suficiente. É tão simples como clicar "Arquivo" num e-mail, e se eu precisar de o encontrar mais tarde, a pesquisa do Gmail é tão boa que é fácil de encontrar. Nunca tive qualquer problema com este sistema.

Ter um Email Zen é assim tão fácil! Checar o e-mail em períodos regulares, agir para cada e-mail de imediato (ou tomar nota na lista de coisas para fazer mais tarde) e arquivar.

Hummm. Caixa de entrada vazia!

1 comentário:

  1. é interessante, esse modo de agir acho que é mais prático.

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