2.13.2011

3 Passos para uma secretária sempre arrumada


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Dantes, a minha secretária estava sempre desarrumada, com as coisas em que eu estava a trabalhar - para não falar de dezenas de outras coisas coisas nas quais eu não estava a trabalhar: anotações, post-its, números de telefone, apresentações de trabalhos, trabalhos para fazer mais tarde. Eu estava muito ocupada para conseguir organizar tudo isso, e mesmo que o fizesse, ia-se voltar a acumular tudo novamente em pouco tempo.

Agora, é outra história. Ultimamente, a minha mesa está sempre arrumada e quase vazia, com excepção daquilo em que estou a trabalhar, e eventualmente um caderno e canetas para tomar notas, apontar ideias ou tarefas que vão aparecendo. É muito libertador ... e isso acalma-me ... reduz o stress e o caos ... e torna definitivamente mais fácil encontrar as coisas... e isso ajuda-me a ser mais eficiente e produtiva.

Como se deu essa mudança? Bem, não foi uma jornada nada fácil, e tenho conseguido melhorar ao longo dos anos, mas os passos mais básicos estão descritos abaixo. O mais importante a lembrar é que se deve ter um sistema, e se tem de aprender a seguir o sistema. Caso contrário, pode arrumar a sua mesa, mas ela vai ficar confusa de novo.

Grande parte do meu sistema actual (por oposição a outras coisas que já tentei ao longo do tempo) é quase totalmente inspirado no sistema "Getting Things Done - GTD", de David Allen. A ler se ainda não conhece.


Aqui está o sistema:

1. Primeiro, tire tudo de cima da sua secretária e das gavetas, e ponha tudo numa pilha grande. Coloque tudo na "caixa de entrada" pode ser um cesto ou uma caixa (se não tiver um, empilhe ao lado da secretária, ou algo assim). De agora em diante, tudo o que aparecer deve ir para ai, e depois começe a processar tudo como descrito abaixo.

2. Processe esse monte, de cima para baixo. Trate de cada coisa na hora, não volte a por nada no monte, e não salte uma única folha de papel. Faça o que precisa de ser feito com esse papel e, de seguida, passe para o próximo item da caixa. As suas opções são: deitar fora, delegar, arquivar, fazê-lo, ou colocá-lo numa lista de tarefas para fazer mais tarde. Nessa ordem, de preferência. Se demorar 2 minutos ou até menos, a terminar, faça-o na altura. Se demorar mais tempo, e não pode deitar fora, delegar ou arquivar, coloque-o na lista de tarefas.

3. Repita este processo pelo menos uma vez por dia, para manter a secretária livre de tralha. O final do dia é a melhor altura, mas eu tenho tendência para ir processando e arrumando no decorrer do dia. Depois de fazer a etapa anterior, a sua mesa estará arrumada. Você deitou fora ou arquivou, e de alguma maneira conseguiu colocar tudo no sitio certo (e não em cima da mesa ou escondido numa gaveta). Agora é só preciso manter a secretária sempre assim. Para isso tem de continuar a seguir o sistema anterior: colocar tudo na sua caixa de entrada, e depois tratar de uma coisa de cada vez, com uma das acções da lista. Se alguma das coisas faz parte de alguma coisa da sua lista de tarefas, pode guardar a papelada necessária numa pasta própria para isso. Deve passar por este processo regularmente (diária ou semanalmente) para garantir que tudo continua organizado.

É muito simples. Tem um número de telefone apontado num post-it? Não o deixe em cima da mesa. Aponte-o na agenda ou num programa de contactos. Há algo que precisa fazer mais tarde? Não deixe os papéis em cima da sua secretária. Escreva na sua lista de tarefas, e guarde os documentos. Arquive ou deite fora ou delegue tudo o resto.

Deixar as coisas em cima da sua mesa significa adiar. Se deixa em cima da mesa para fazer quando tiver tempo, é certo, que as coisas se vão acumular. Lide com cada coisa imediatamente, tome uma decisão, tome providências.

O que eu descrevi é um bom hábito, mas leva tempo para aprender. Você vai falhar. Apenas tem de se lembrar, em depois, fazê-lo. E rápidamente vai tornar-se num hábito que vai ser difícil de quebrar. E confie em mim, quando se habituar a ter a secretária arrumada, não vai querer deixar esse hábito.


Veja também:

Email Zen: limpar a sua caixa de entrada

Mente Zen : Como se livrar da desarrumação


3 comentários:

  1. Gostei do post valeu mesmo.

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  2. Anónimo30.8.12

    Gosto imenso deste site :)

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  3. micael dagraca29.10.12

    bom artigo :-)
    Descobri este website pelo google e tenho gostado de ler, encaixa-se na perfeicao com o que vivo e o com aquilo que penao.
    Desejo muito sucesso para o site e felicidade para quem escreve e le :-)

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